Obligaciones sobre la factura electrónica: fechas y sanciones

Factura electrónica: qué es

La factura electrónica es un documento digital que acredita la compraventa de bienes o servicios. Se emite y recibe en formato electrónico, sustituyendo a la tradicional factura en papel.

Las principales características de la factura electrónica son:

• Formato electrónico: Se emite y recibe en un archivo digital, como PDF, XML o EDI.
• Firma electrónica: Se firma electrónicamente para garantizar su autenticidad e integridad.
• Validez legal: Tiene la misma validez legal que la factura en papel.

¿Qué conlleva exactamente tener factura electrónica en las empresas?

Para las empresas:

• Agilización de los procesos administrativos: La factura electrónica permite automatizar la gestión de las facturas, lo que reduce el tiempo y el coste asociados a este proceso.
• Mejora de la eficiencia: La factura electrónica permite un mejor control y seguimiento de las facturas, lo que facilita la toma de decisiones.
• Reducción del impacto ambiental: La factura electrónica reduce el consumo de papel y otros recursos, lo que contribuye a la protección del medio ambiente.

Para los consumidores:

• Mayor comodidad: La factura electrónica se puede consultar y almacenar de forma electrónica, lo que facilita su gestión.
• Mejora de la transparencia: La factura electrónica permite un mayor control del gasto, ya que se puede acceder a la información de forma rápida y sencilla.
• Reducción del uso de papel: La factura electrónica contribuye a la protección del medio ambiente.

La factura electrónica en España se regula a través de varias leyes y real decreto: 

Ley 5/2015, de 27 de abril, de fomento de la facturación electrónica: Esta ley establece la obligación de facturar electrónicamente para las grandes empresas desde el 1 de enero de 2015 y para todas las empresas y autónomos desde el 1 de enero de 2023.

Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, por el que se regulan las obligaciones de facturación: Este real decreto establece los requisitos técnicos y legales que deben cumplir las facturas electrónicas.

Orden HAP/1074/2014, de 24 de junio, por la que se regulan las condiciones técnicas y funcionales que debe reunir el Punto General de Entrada de Facturas Electrónicas: Esta orden establece el funcionamiento del Punto General de Entrada de Facturas Electrónicas, que es la plataforma a través de la cual las empresas deben remitir sus facturas electrónicas a la Agencia Tributaria.

¿Cuáles son las obligaciones de las empresas?

Las empresas en España tienen una serie de obligaciones en cuanto a la factura electrónica, fechas límite y actualización que deben llevar a cabo antes de que finalice el plazo si no quieren ser sancionadas. Te lo detallamos a continuación:

1. Emisión de facturas electrónicas:

• Desde el 1 de enero de 2015, las grandes empresas (con un volumen de negocio superior a 6 millones de euros) están obligadas a emitir y remitir facturas electrónicas a sus clientes y proveedores que también sean grandes empresas.
• A partir del 1 de enero de 2023, esta obligación se extiende a todas las empresas y autónomos que operen en el territorio español, independientemente de su tamaño.

2. Formato de las facturas electrónicas:

• Las facturas electrónicas deben emitirse en un formato estándar, como Facturae oUBL.
• Este formato garantiza la interoperabilidad entre los diferentes sistemas de facturación electrónica.

3. Conservación de las facturas electrónicas:

• Las empresas deben conservar las facturas electrónicas durante un plazo de 4 años.
• La conservación debe realizarse de forma segura y que permita su consulta y acceso en cualquier momento.

4. Envío de las facturas electrónicas a la Agencia Tributaria:

• A partir del 1 de julio de 2025, las empresas estarán obligadas a remitir a la Agencia Tributaria, de forma instantánea, todas las facturas electrónicas que emitan y reciban.

5. Sanciones por el incumplimiento de las obligaciones:

• El incumplimiento de las obligaciones sobre la factura electrónica puede ser sancionado con multas de hasta 15.000 euros.

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